Datenschutzerklärung
Gültig ab 27. August 2026
Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Pretty Technologies GmbH („Pretty“, „wir“ oder „uns“) personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie make-pretty.com besuchen, mit uns kommunizieren oder den Pretty-Webeditor und das PowerPoint-Add-in nutzen, soweit Pretty als Verantwortlicher handelt.
Wenn eine Organisation ihren Nutzern Pretty bereitstellt, ist diese Organisation normalerweise für die personenbezogenen Daten in Präsentationen, Prompts und anderen Kundeninhalten verantwortlich. Pretty verarbeitet diese Daten auf Weisung der Organisation im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrags.
1. Verantwortlicher und Kontaktdaten
Verantwortlicher für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebene Verarbeitung ist Pretty Technologies GmbH. Fragen zum Datenschutz oder zu dieser Erklärung können Sie richten an support@make-pretty.com.
Wenn Sie Pretty über Ihren Arbeitgeber oder eine andere Organisation nutzen, wenden Sie sich bei Fragen zu Kundeninhalten und zur Kontoverwaltung zunächst an diese Organisation. Wir unterstützen die Organisation bei der Bearbeitung Ihrer Anfrage, soweit erforderlich.
2. Welche Daten wir erheben und warum
a. Besuch unserer Website
Wenn Sie make-pretty.com besuchen, verarbeiten unsere Systeme technische Anfragedaten wie Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die angeforderte URL, den Referrer, sofern übermittelt, Geräte- und Browserinformationen, übertragene Daten, Antwortstatus und Fehlerinformationen.
Wir verwenden diese Daten, um die Website bereitzustellen und abzusichern, Fehler zu diagnostizieren und Missbrauch zu verhindern. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Betrieb einer sicheren und zuverlässigen Website gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Wir bewahren Serverprotokolle nur so lange auf, wie es für diese Zwecke erforderlich ist, sofern ein Vorfall keine längere Aufbewahrung erfordert.
b. Registrierung und Kontoverwaltung
Bei der Erstellung eines Kontos oder Organisations-Workspaces können wir folgende Daten verarbeiten:
- Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Organisation, Rolle und Nutzerkennung;
- Authentifizierungs-, Sitzungs-, Einladungs- und Anmeldedaten;
- Workspace-Einstellungen, Berechtigungen und Abonnementinformationen; sowie
- SSO- oder Identitätsanbieterattribute, wenn der Kunde eine Identitätsintegration aktiviert.
Wir verwenden diese Daten zur Bereitstellung von Konten, zur Nutzerauthentifizierung, zur Verwaltung von Workspaces und zur Verhinderung von Betrug oder Missbrauch. Rechtsgrundlagen sind die Vertragserfüllung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO und unsere berechtigten Sicherheitsinteressen gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.
c. Kontakt, Vertrieb, Feedback und Support
Wenn Sie uns kontaktieren, einen Termin buchen, Feedback geben oder Support anfordern, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, Organisation, den Inhalt Ihrer Nachricht und alle Materialien, die Sie beifügen. Wenn Sie Unterstützung bei der Fehleranalyse anfordern, können diagnostische Konsolen- oder Netzwerkdaten in Ihrer Übermittlung enthalten sein.
Wir verwenden diese Daten, um die Anfrage zu beantworten, das Problem zu untersuchen, unsere Geschäftsbeziehung zu verwalten und das Ergebnis zu dokumentieren. Rechtsgrundlagen sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Detaillierte Diagnosedaten erhalten wir nur für vom Kunden angeforderte Fehleranalysen; temporäre Diagnosekopien werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.
d. Abrechnung und Zahlung
Bei kostenpflichtigen Abonnements verarbeiten wir Unternehmens- und Abrechnungsdaten des Kunden, Ansprechpartner, Tarif, Rechnungshistorie, Zahlungsstatus und Steuerinformationen. Zahlungs- oder Marktplatzanbieter verarbeiten Zahlungszugangsdaten nach ihren eigenen Datenschutzbedingungen. Rechnungen und zugehörige Unterlagen bewahren wir für die gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Fristen auf. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO.
e. E-Mail-Kommunikation
Wir verwenden E-Mail zum Versand einmaliger Authentifizierungscodes, Einladungen, Servicehinweise, Sicherheitsinformationen und Antworten auf Anfragen. Diese Mitteilungen sind zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich oder dienen unserem berechtigten Interesse, Nutzer zu informieren. Werbe-E-Mails versenden wir nur, soweit gesetzlich zulässig, und stellen eine Abmeldemöglichkeit bereit, wenn dies vorgeschrieben ist.
f. Nutzung des Pretty-Dienstes
Pretty verarbeitet Kontodaten, Kundeninhalte, Konfigurationsdaten, Nutzungsereignisse und technische Diagnosedaten, um den Editor und das PowerPoint-Add-in bereitzustellen. Kundeninhalte können Präsentationsdateien, Folientexte, Bilder, Notizen, Prompts, ausgewählten Präsentationskontext, Quelldokumente und KI-generierte Ausgaben umfassen.
Pretty speichert Präsentationsdateien und Quelldokumente, wenn ein Nutzer sie hochlädt oder speichert. Chat-Prompts und generierte Antworten werden als Teil des Chatverlaufs aufbewahrt. Temporäre Verarbeitungskopien hochgeladener Inhalte werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Wir verwenden weder Prompts noch Präsentationsinhalte, hochgeladene Dateien oder generierte Ausgaben von Kunden zum Training von KI-Modellen.
Wenn Produktanalysen aktiviert sind, verarbeitet PostHog festgelegte Produktereignisse und Fehlerdaten, damit wir die Nutzung von Funktionen verstehen und Fehler diagnostizieren können. Auf der öffentlichen Marketingwebsite erfasst PostHog außerdem Seitenaufrufe und Interaktionen mit Links, Schaltflächen und Formularen. Wenn Session Replay aktiviert ist, kann es dargestellte Seiten- und Canvas-Inhalte, Konsolenprotokolle, Header und Inhalte von Netzwerkanfragen und -antworten sowie in Formularfelder eingegebenen Text aufzeichnen. In den aktuellen Projekteinstellungen werden Formulareingaben in Session Replay nicht maskiert.
Auf der öffentlichen Marketingwebsite hält PostHog Analysekennungen im Arbeitsspeicher, ohne Cookies, Local Storage oder Session Storage zu beschreiben. Ein vollständiges Neuladen der Seite startet eine neue Sitzung. Im Editor speichert PostHog Analysekennungen in Cookies und im Local Storage. Im PowerPoint-Add-in verwendet es Local Storage. Pretty verarbeitet Analysedaten zur Erfüllung des Kundenvertrags und aufgrund seiner berechtigten Interessen an der Absicherung, Fehlerdiagnose und Verbesserung des Dienstes gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Analysedaten werden für die im PostHog-EU-Projekt von Pretty konfigurierte Dauer aufbewahrt.
g. PowerPoint-Add-in und verbundene Dienste
Das Add-in liest und verändert die aktive Präsentation, wenn der Nutzer eine Pretty-Funktion aufruft. Es benötigt keinen allgemeinen Zugriff auf das interne Netzwerk des Kunden. Wenn ein Kunde sein eigenes KI-Gateway oder einen anderen Dienst verbindet, übermittelt Pretty die für die angeforderte Funktion erforderlichen Daten gemäß der Konfiguration des Kunden an diesen Endpunkt. Der Kunde kontrolliert den Endpunkt, die Zugangsdaten, vorgeschaltete Anbieter und deren Aufbewahrungseinstellungen.
h. Geschäftliche Gespräche, soziale Medien und Bewerbungen
Wir verarbeiten Kontakt- und Kommunikationsdaten, wenn Sie an einem geschäftlichen Gespräch teilnehmen, uns über eine soziale Plattform kontaktieren oder sich bei Pretty bewerben. Wir zeichnen Gespräche nur auf, nachdem wir die Teilnehmer informiert und eine gesetzlich erforderliche Einwilligung eingeholt haben. Bewerbungsdaten werden zur Prüfung und Verwaltung der Bewerbung verwendet und gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und Fristen zur Rechtsverteidigung.
3. Wie wir Daten verarbeiten
a. Sicherheit
Pretty nutzt Verschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung, logische Mandantentrennung, rollenbasierten Zugriff, Mehrfaktor-Authentifizierung für Mitarbeiter, getrennte Umgebungen, Zugriffsprotokollierung, verwaltete Geheimnisse, Überwachung, Backups und Verfahren zur Behandlung von Sicherheitsvorfällen. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Sicherheitsseite.
b. Auftragsverarbeiter und Dritte
Wir nutzen Dienstleister für Infrastruktur, Transaktions-E-Mails, Produktanalysen und Diagnostik, Feedback und Support, Zahlungen, Geschäftskommunikation, Sicherheit und fachliche Beratung. Anbieter dürfen Daten nur für die vertraglich vereinbarte Leistung verarbeiten und müssen sie gemäß den geltenden Datenschutzbedingungen schützen.
Die aktuellen Auftragsverarbeiter für Kundeninhalte und den Betrieb des Dienstes sind im Unterauftragsverarbeiter-Anhang des AVV aufgeführt. Wir können Daten außerdem offenlegen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, dem Schutz von Rechten und Sicherheit dient, im Rahmen einer Unternehmenstransaktion unter Vertraulichkeitsverpflichtungen erfolgt oder von Ihnen angewiesen wird.
c. Internationale Datenübermittlungen
Die zentralen Anwendungs- und Speicherressourcen des verwalteten Dienstes sind in der Europäischen Union konfiguriert. Einige Anbieter können Konto-, E-Mail-, Support-, Betriebsüberwachungs- oder technische Daten außerhalb des EWR verarbeiten. Daten zur Betriebsüberwachung können Chat-Prompts, Antworten, Dateien, Bilder und Fehlerdetails enthalten. Soweit die DSGVO einen Übermittlungsmechanismus verlangt, verwenden wir einen Angemessenheitsbeschluss, gegebenenfalls das EU-US Data Privacy Framework, EU-Standardvertragsklauseln oder eine andere rechtmäßige Garantie.
Kontaktieren Sie support@make-pretty.com um Informationen zu einer bestimmten Übermittlungsgarantie anzufordern.
4. Aufbewahrung und Löschung von Daten
Wie lange wir personenbezogene Daten aufbewahren, hängt vom Verarbeitungszweck ab und davon, ob Pretty als Verantwortlicher handelt oder Daten für eine Organisation verarbeitet. Wir bewahren Daten nur so lange auf, wie es für den jeweiligen Zweck, den Vertrag, gesetzliche Pflichten, Sicherheitsanforderungen oder die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist.
a. Daten, für die Pretty verantwortlich ist
- Konto- und Workspace-Datensätze werden während der aktiven Kundenbeziehung aufbewahrt. Soweit Pretty für diese Datensätze verantwortlich ist, löschen oder anonymisieren wir sie nach dem Offboarding, sofern Sicherheits-, Rechts- oder Compliance-Pflichten keine längere Aufbewahrung erfordern.
- Soweit Pretty als Verantwortlicher handelt, werden über PostHog Cloud EU verarbeitete Produktanalysedaten sowie über Gleap verarbeitete Feedback- und Supportdaten nur so lange aufbewahrt, wie dies für Betrieb, Absicherung, Fehlerbehebung und Verbesserung des Dienstes erforderlich ist, vorbehaltlich der konfigurierten Aufbewahrungseinstellungen und geltenden Verträge. Temporäre, vom Kunden bereitgestellte Diagnosedaten werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.
- Anwendungs-, Sicherheits- und Zugriffsprotokolle werden nur für betriebliche Zwecke und Sicherheitsanforderungen aufbewahrt. Wir können relevante Protokolle länger aufbewahren, wenn dies zur Untersuchung eines Vorfalls erforderlich ist.
- Geschäfts-, Vertrags-, Buchhaltungs- und Steuerunterlagen werden für die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume aufbewahrt.
b. Kundeninhalte, die Pretty für Organisationen verarbeitet
Gespeicherte Kundeninhalte, einschließlich Präsentationen, hochgeladener Dateien, generierter Inhalte und Chatverläufe, bleiben verfügbar, bis ein Nutzer oder Workspace-Administrator sie löscht oder der Kundenvertrag endet. Temporäre Verarbeitungskopien hochgeladener Inhalte werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.
Nach Ende des Kundenvertrags stellt Pretty vorhandene Standard-Exportfunktionen bereit und löscht Kundeninhalte innerhalb von 30 Tagen aus den aktiven Systemen, sofern der Kunde keine frühere Löschung verlangt und diese technisch möglich ist. Pretty erstellt mindestens täglich Backups. Sicherungskopien werden im Rahmen des 30-tägigen Backup-Aufbewahrungszyklus von Pretty gelöscht, nicht durch eine sofortige selektive Löschung. Pretty darf gesetzlich erforderliche oder zum Nachweis der Compliance benötigte Unterlagen aufbewahren, wird diese jedoch isolieren und ausschließlich für diesen Zweck verwenden.
c. Löschanfragen
Zur Löschung personenbezogener Daten, für die Pretty verantwortlich ist, kontaktieren Sie support@make-pretty.com. Betrifft Ihre Anfrage Kundeninhalte, für die Ihr Arbeitgeber oder eine andere Organisation verantwortlich ist, richten Sie die Anfrage an diese Organisation. Pretty unterstützt die Organisation und handelt, soweit erforderlich, nach deren dokumentierten Weisungen.
6. Automatisierte Entscheidungen und Profiling
Pretty trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen über Personen, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen im Sinne von Art. 22 DSGVO haben. Wir können technische Signale verwenden, um Missbrauch zu erkennen, Konten zu schützen und schädlichen Datenverkehr zu begrenzen. Eine angefochtene Kontobeschränkung kann auf Anfrage durch eine Person überprüft werden.
7. Ihre Rechte als betroffene Person
Unter den Voraussetzungen der DSGVO haben Sie gegebenenfalls das Recht:
- Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung zu erhalten;
- unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten berichtigen zu lassen;
- die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen;
- von Ihnen bereitgestellte Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten;
- der Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen zu widersprechen;
- eine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen; und
- Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen.
Um ein Recht in Bezug auf Daten auszuüben, für die Pretty verantwortlich ist, kontaktieren Sie support@make-pretty.com. Wir können Informationen anfordern, die zur Prüfung Ihrer Identität erforderlich sind. Bei Kundeninhalten, für die Ihr Arbeitgeber oder eine andere Organisation verantwortlich ist, richten Sie Ihre Anfrage an diese Organisation.
8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich unsere Dienste, gesetzlichen Pflichten oder Verarbeitungspraktiken ändern. Die aktuelle Version und das Datum ihres Inkrafttretens werden auf dieser Seite veröffentlicht. Soweit gesetzlich vorgeschrieben, informieren wir Sie zusätzlich.